【就活】電話の話し方・受け方・折返し方 最低限のマナーについて

就職活動を行っていると必ず必要になるのが電話応対だ。

学生の大多数は、電話で社会人と話す経験なんて無いと思う。

初めて就活で電話応対をすることになると思うが、「どうやって電話をかけたら良いのか」「電話での話し方はどうしたら良いのか」「どんな時間帯に電話をかけたら良いのか」などなど、気になることはいくらでもあると思う。

世の中には色々な事を言う人がいて、やれ「企業が電話を切るまではこちらも電話を切らずに待っておこう」とか、「平日の10:00〜16:00にかけよう」とか、色々なマナーを言う人がいる。

でも、こういう事を言うのはいわゆる「マナー講師」であり、彼らはマナーの数を増やすことでご飯を食べている人たちである。

場合によっては、正直過剰と思われるマナーもあり、やりすぎることにより「テンプレ的な就活生だな」という印象を与えてしまい、むしろ逆効果である。

この記事では、実際に採用側として就活生と電話応対をしている私から見て、電話における過剰なマナー・必要なマナーは何か、書いていこうと思う。

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電話応対におけるテンプレ的マナー集

以下のリストは、なんちゃらナビが推奨する電話応対におけるマナーである。(長いので読まなくてもいいです)

  • まず自分から名乗り、相手の部署名・名前を伝えてつないでもらう。
  • メモと筆記用具は常に手元に準備しておき、日時・電話番号など、重要な情報はメモを取り、復唱して確認する。
  • 聞き取りづらい場所にいる場合は、事情を話して自分からかけ直す。
  • かけたほうが切るまで切らない。電話はかけたほうが先に切るのが原則。
  • あらかじめ用件を整理し、メモにまとめておく。
  • 始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避ける。
  • 携帯電話からかけるときは、電波状況がよい場所からかける。
  • 心を込めて丁寧に、はっきりと話す。
  • 姿勢を正しくする。
  • 3コール以内に取る。それ以上の場合は「お待たせいたしました」と一言添える。
  • 話が長くなりそうな場合は、相手の都合をうかがう。

色々なマナーがあるようだが、要するに電話なんてのは意思疎通ができればよいのである。

なので、あんまり気にしすぎると疲れてしまうし、上で書いたようにテンプレ感がでてしまうので、抑えるべきところだけを抑えるようにすれば良い。

必要なマナーとその理由

まずは、一般社員として採用活動を行っている私からみて、最低限必要だと思われるマナーについて。

(電話を掛ける場合)まず自分から名乗り、相手の名前を伝える

こちらから電話を掛ける場合は、これは必須。

普段スマホで友人に電話をかけていると相手の名前が画面に出るが、会社の電話では当然あなたの名前は表示されない。

名乗らなければあなたが誰か、相手はわからない。

なので、相手が出たらとにかくまず自分の大学と名前を伝えよう。

次に、「誰に」電話をかけているのか相手に伝えよう。

企業の電話は、色々な人が出る可能性がある。むしろ電話をかけている人以外が出ることの方が多い。そのため、電話に出た人に、電話を取り次いで貰う必要がある。

例:XXX大学の〇〇と申しますが、▲▲さんはいらっしゃいますでしょうか。

電話をかける時には、上記の一言から始めよう。

(電話を掛ける場合)お昼休みに電話をするのは避ける

電話をかける時間自体はあまり気にしなくても良い。朝だろうが、夜だろうが、いつでも電話をかければ良い。

唯一、避けるべき時間帯はお昼休みだ。具体的には12:00〜13:00の間。

会社によるが、この時間帯はオフィスが消灯され静かになっている所も多い。そこで電話がかかってくると、さすがに非常識感は出てしまう。

もちろん、こんなこと気にしない会社も多くあるのだが、日本の大企業においては未だお昼休みは12:00〜13:00みたいな古い考え方が残っているため、すべての会社一律で12:00〜13:00の間だけは電話をかけるのはやめておいたほうが良い。

反対に、それ以外であれば、朝だろうがよるだろうが好きな時に電話をかければ良い。

よくあるマナーでは17:00以降は避けたほうが良いなんて記載もあったりするが、気にする必要はない。

なぜなら、社員は帰りたい時間に帰っているから。例えば20時に仕事をしたくない人は、そもそも20時前に帰っているので、電話をかけても不在なだけである。

遅い時間に電話をすることで、相手に不快感を与える結果にはならないので気にしなくて良い。

メモの用意

電話を自分からかける際には、予めメモを用意しておくとよい。電話はメールやLINEと違って記録に残らない。メモを取っておかないと聞いた話(例えば面接の時間)を忘れてしまうというポカをやらかす。

相手から電話がかかってきたら、メモの準備ができるまで待ってもらおう。「メモを用意するので少し待ってください」とか言えば大丈夫。

絶対に守るべきマナー(というか電話の応対方法)については、これらだけでいいのではないかと思う。

不安だったら守っておいたほうが良いマナーとその理由

ここからは、必須ではないが、もしあなたが電話をかける事になれていなければ、守っておいた方が良い、くらいのマナーだ。

どちらかというと、自分のために気をつけておいたほうが良いことを書いていく。

電話をかける場所に気をつける

電波が悪いところで電話をかけると、電話中に音声が途切れたり、通話が終わってしまうリスクがある。

また、うるさい場所で電話をかけると、騒音で会話の内容が聞き取れないこともあるだろう。

自分にとって落ち着ける場所で、静かな環境で電話をすると変にパニックにならずに良いと思う。

あらかじめ用件を整理し、メモにまとめておく

もしあなたが電話をかけるのが苦手であれば、話すべきことを予めメモにまとめておくとよいだろう。

電話をかけた後にパニックとなってしまい、話すべきことを忘れてしまうくらいなら、メモを見ながら話したほうが、安心できるはずだ。

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不要なマナーとその理由

ここからは、はっきり言って不要、場合によっては逆効果となるマナーについて書いていこうと思う。

かけたほうが切るまで切らない。電話はかけたほうが先に切るのが原則。

謎のマナーだが、就活界隈ではたまに聞かれるマナーだ。

正直古いマナーではないだろうか。必要な内容をやり取りできたら、電話は切っていいです。

忙しい社会人にとっては、電話なんて一秒でも短いほうが良い。終わったらとっとと電話を切ろう。

3コール以内に取る。それ以上の場合は「お待たせいたしました」と一言添える

どうでもいいです。以上。

はっきり言って、現代においてこんなの気にしている人はいない。

もしあなたがバリバリ体育会系の古い営業職に就こうとしているのであれば、少しは気にしたほうがいいかもしれないが、こんなマナーはすでに死んでいると言って良い。

姿勢を正しくする・心を込める

これもどうでもいいです。

電話の相手にはあなたの姿勢は伝わりません。笑

心をこめているかどうかもどうでも良いです。電話は要件を伝えるためにある。必要なのは感情ではなく、内容だ。

始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避ける

上でも書いたが、お昼休みくらいは最低限避けたほうが良いが、それ以外の時間についてはナーバスになる必要はない。(ほんとは、お昼休みであっても気にしすぎる必要はないと思うが、一応)

朝や夕方に電話がかかってくると嫌に感じる人がいるかも知れない、という忖度のもとに作られたマナーではないだろうか。

しかし、就業直前に電話がかかってきてイラつくような人は社会人失格だ。業務時間であれば仕事をするのが当然。

それなりの企業に勤務している社会人であれば、こんなマナーは違和感を覚えるだろう。

気にしなくてよい。

まとめ

就活マナーというのは、本当に必要なものから謎に満ちあふれたものまで、様々情報が飛び交っている。

一部のマナーには、すでに時代遅れとなっていたり、明らかに過剰なものもあり、就活生を無駄に苦しめる原因となっている。

最低限、気をつけるべきことだけに気をつけ、「あいつはテンプレ就活生だな」と思われないようにしたい。

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